Tout commence par l’article 93-1 du code général des impôts : « le bénéfice à retenir dans les bases de l’impôt sur le revenu est constitué par l’excédent des recettes totales sur les dépenses nécessitées par l’exercice de la profession ». Si les recettes ne présentent pas de difficultés à être déterminées, il n’en est pas de même avec les dépenses. Lors des contrôles fiscaux, elles constituent généralement la plus grande part des rectifications.
Alors que la fin de l’année approche, il est donc temps de faire le point sur les pièces justificatives. Vous pourrez ainsi diminuer au mieux votre bénéfice imposable tout en échappant aux litiges avec l’administration.
La facture
Pour déduire une dépense professionnelle, il faut tout d’abord posséder une « pièce justificative », la plupart de ces pièces étant concrétisées par une « facture ». Et, pour qu’une facture ait valeur de pièce justificative, il faut qu’elle comporte certaines mentions : la date à laquelle elle a été établie, les coordonnées du fournisseur (nom ou raison sociale, adresse, activité, numéro de TVA intracommunautaire), la nature de la dépense, le montant de cette dépense.
La désignation de la dépense peut parfois poser problème. La facture doit-elle mentionner très précisément la nature de la transaction ou peut-elle se contenter d’indications générales comme « papeterie », « produit d’entretien », voire « cadeau professionnel » ? L’essentiel, selon nous, est que la nature de la dépense ne soit pas contestable. Malgré tout, il est prudent de demander à l’émetteur de la facture de mettre le libellé le plus précis possible, cela vous évitera une contestation ultérieure.
Pour les professionnels non soumis à la TVA, la mention de cette taxe n’est pas nécessaire. Par contre, si vous êtes totalement ou partiellement assujetti à la TVA (par exemple si vous faites de l’esthétique ou si vous avez un collaborateur), votre facture doit obligatoirement mentionner le taux de TVA appliqué et le montant de cette taxe (pour que vous puissiez récupérer cette TVA). En principe, si votre fournisseur a oublié de faire ressortir la TVA sur sa facture, vous ne pouvez pas vous-même la rajouter…
La facture doit comporter également vos nom, prénom et adresse professionnelle. C’est encore un point à surveiller : il est évident qu’une facture établie à votre domicile risque d’être contestée ! Surtout s’il s’agit de mobilier ou de travaux…
Toutefois, pour les factures d’un faible montant, l’administration admet que vos coordonnées puissent ne pas figurer. C’est le cas, par exemple, des notes de taxi, des factures de restaurant ou des tickets de carburant. À notre connaissance, il n’y a pas de règles précises concernant la mention de vos coordonnées.
Le règlement
Vous êtes maintenant en possession de votre facture. Que faut-il encore pour qu’elle soit déductible ? Tout simplement que vous puissiez apporter la preuve de son paiement.
Dans un premier temps, vous allez la compléter pour faire apparaître son règlement. Précisons qu’il ne s’agit pas d’une obligation fiscale figurant dans le code général des impôts mais d’une pratique permettant de bien tenir votre comptabilité. Nous vous conseillons donc, dès que vous avez payé la facture, d’écrire dessus : la date du règlement, le mode de règlement (espèces, chèque ou prélèvements), pour les règlements par chèque, le nom de la banque et le numéro du chèque. Cela vous permettra ensuite de retrouver facilement les dépenses comptabilisées.
Autre conseil, toujours pour la bonne tenue de votre comptabilité : remplissez soigneusement les talons des chéquiers et conservez-les précieusement. Il n’y a rien de plus énervant que de se trouver, au moment de faire sa déclaration, en face d’un montant payé par chèque dont on ne retrouve plus la nature.
Le caractère professionnel
Mais votre travail n’est pas terminé pour autant. Dans certains cas, vous devez apporter à l’administration non seulement la pièce justificative mais également la justification du caractère professionnel de la dépense. Et pour cela, vous devrez conserver d’autres documents, pour les présenter éventuellement au fisc.
Ce sera le cas, par exemple, pour les congrès et les séminaires. Car vous devrez détenir non seulement la facture du congrès ou du séminaire et apporter la preuve de son règlement, mais il faudra encore démontrer le caractère professionnel de tout ou partie du déplacement. Pour cela, il vous suffit de conserver le programme détaillé de la manifestation ainsi que tous les documents correspondants (badge, attestation de présence, texte d’une intervention, etc.).
Pour les dépenses de réception, l’administration demande que vous indiquiez sur les notes le nom des personnes invitées. Et vous devrez peut-être ultérieurement expliquer le caractère professionnel de cette invitation.
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